8 (800) 700-58-38
Бесплатный звонок по России

Работодателю

 

Оптимизация рекрутинговой и административной функции службы персонала

Сегодня всё более актуальным для оптимизации бизнес-процессов является вопрос о работе HR-службы предприятия при динамичных проектах, требующих больших финансовых и временных затрат.

Динамичные проекты – это проекты, при которых необходимо подобрать и оформить большое количество персонала за короткое время, в ограниченные сроки.

Проекты, о которых пойдет речь в этой статье, прежде всего, связаны с массовым подбором и администрированием персонала:

К динамичным проектам мы относим:

  • комплексный подбор специалистов разного уровня в момент открытия новых заводов, цехов, гостиниц, магазинов, сервисных центров, направлений
  • подбор большого количества персонала для проведения акций по продвижению товаров или обслуживания выставок, мероприятий
  • периодический плановый подбор, связанный  с постепенным ростом компании или повышенной текучестью кадров
  • подбор, связанный с сезонностью работ (подбор временного персонала)
  • администрирование персонала при большом количестве трудоустроенных (особенно администрирование временного персонала).

Компания Рекадро  профессионально занимается реализацией массовых проектов, имеет  хороший опыт в организации и выполнении  подбора и администрирования персонала , и мы с удовольствием поделимся нашими секретами и возможностями.

Итак, с какими же сложными задачами сталкивается компания при работе с персоналом? Как могут ей помочь специализированные организации?

Массовый подбор персонала.

В первую очередь, очень трудоемким и затратным для организации и ее HR-отдела является массовый подбор персонала – подбор большого количества сотрудников на однотипные позиции (более 10 человек на одну должность) в ограниченные сроки.

Отличия массового от обычного подбора (сложности):

  1. Большой поток соискателей
  2. Высокая значимость рекламной кампании и, как следствие, высокие затраты на ее организацию
  3. Большой объем рутинной работы при отборе соискателей
  4. Высокий процент отсева во время испытательного срока

Если вы работаете с провайдером, например, кадровым агентством, то, конечно же, все эти сложные моменты оно берет на себя:

  • разработка и реализация рекламной кампании силами агентства
  • первичный отсев большого потока соискателей (call-centre, reception)
  • гарантия замены

Результат: возможность закрыть большое количество вакансий в сжатые сроки.

В любом случае, чтобы грамотно организовать подбор большого количества сотрудников, необходимо в первую очередь четко прописать этапы работы и ответственных за каждое действие сотрудников.

Рекадро за многолетний опыт выработало следующие этапы работы, которые помогают наиболее эффективно и оперативно организовать подбор. Впоследствии клиенты нашей компании, самостоятельно занимаясь отбором, очень часто перенимают эту схему, адаптируя ее под свои потребности:

1. Подготовительный этап. Работа на этом этапе проводится совместно со службой персонала клиента:

  • Определение численности и должностного состава персонала;
  • Согласование процедуры подбора персонала;
  • Составление графика выхода персонала на работу;
  • Составление "идеального" портрета кандидата на каждую должность;
  • Составление реального портрета кандидата с учетом ситуации, существующей на рынке труда;
  • Разработка и согласование проведения РК по привлечению кандидатов
  • Подготовка проекта по массовому подбору персонала, формирование проектной группы;
  • Согласование стоимости проекта.

На этом этапе одним из самых важных моментов является разработка рекламной кампании для привлечения соискателей, для обеспечения потока.

2. Основной (производственный) этап. Выполняется сотрудниками Рекадро.

  • Привлечение кандидатов (реализация спланированной заранее кампании);
  • Первичный отбор (телефонное интервью, анкетирование)
  • Финальный отбор (собеседование,  анализ анкет, проверка рекомендаций, представление кандидатов и организация собеседований у заказчика);
  • Выбор кандидатов заказчиком, принятие решения (собеседование у заказчика, обратная связь)
  • Оформление трудовых отношений с работниками.
3. Гарантийное сопровождение. Выполняется сотрудниками Рекадро совместно со службой персонала клиента.
  • Курирование устроенных сотрудников (поддерживаем связь с кандидатами, чтобы избежать различных недоразумений, то есть проводим первичную адаптацию).
  • Подбор персонала взамен сотрудников, не выдержавших испытательный срок или уволившихся по собственной инициативе.

Как мы и отметили ранее, очень важным и одним из самых сложных этапов при массовом подборе персонала является правильная организации рекламной кампании, что позволит нам привлечь большой поток соискателей, причем именно тех соискателей, которые нам нужны, чтобы процент отсева был ниже.

Во-первых, при размещении рекламы важно учитывать сам характер должности и требования к специалистам, которых ищет компания.

Во-вторых, при планировании рекламной компании следует  обратить особое внимание на выбор рекламных источников для привлечения кандидатов.

Необходимо так организовать рекламную кампанию, чтобы результат был быстрым (был поток соискателей) и к нам  шли именно те специалисты, которые подходят по требованиям клиента.

В качестве примера приведем опыт реализованных кампаний, как при проектах массового подбора офисного персонала, так и проектах массового подбора рабочего персонала.

Полезный опыт Рекадро:

Рекламная кампания 1.

Офисный персонал – подбор специалистов отдела телефонного взыскания в сall – центр для крупного иностранного банка.

Характер работы состоит в телефонных переговорах с неплательщиками банка с целью возврата денежных средств.  

Требования к кандидатам – молодежь без опыта работы, с хорошо развитыми коммуникативными навыками, выпускницы ВУЗ или обучающиеся на заочном отделении. Соответственно мы определили целевую аудиторию.

Целевая аудитория – в основном девушки 20 – 26 лет с законченным высшим образованием или обучающиеся в ВУЗе на заочном отделении, без опыта работы.

План рекламной кампании:

  1. В этом случае мы успешно использовали канал ТНТ (транслируются передачи «Дом 2», «Счастливы вместе», «Космополитан-видеоверсия» и другие передачи, которые могли бы заинтересовать девушек) – ролики, строчки.
  2. Радио Европа + (спонсорство выпуска новостей). Хороший отклик мы получили с радио «Европа +». Это молодежное радио, а образованные молодые люди не будут пренебрегать выпуском новостей.
  3. Система взаимодействия с учебными заведениями – размещение листовок. проведение ярмарок вакансий. Были выбраны профильные ВУЗы - финансово-экономический институт, Академия бюджета и казначейства. Студентов могла заинтересовать работа в банковской сфере. Затем был подключен педагогический университет, так как девушек там много, а работать педагогами они не хотят.  Следует отметить, что это эффективный метод:  затрат мало, а выход хороший.
  4. Сеть Интернет. Хорошо сработал сайт www. rabota.ru и социальная сеть ВКонтакте
  5. Размещение привлекательных модулей в специализированных печатных изданиях – Работа для вас.

Внимание! Негативный опыт!

Также мы размещали листовки в троллейбусах, рассчитывая на то, что студенты ездят на городском транспорте и объявления читают, но, к сожалению листовки, не сработали, молодежь троллейбусы не посещает. В итоге мы потеряли деньги и время, а при быстром подборе время терять недопустимо, ведь сроки очень ограничены! В этой ситуации нам пришлось давать еще более массированную рекламу на ТВ.

Результат: не смотря на корректировки, которые нам пришлось вносить в план рекламной кампании, в целом мы «попали» в целевую аудиторию и в результатом стол подбор 150 специалистов.

Рекламная кампания 2.

Рабочий персонал – подбор сварщиков на автоматических и полуавтоматических машинах для иностранного производственного предприятия.

Целевая аудитория – мужчины 25-40 лет с профильным опытом работы.

Это более сложная задача - найти квалифицированный персонал с опытом работы да еще в таком количестве !

План рекламной компании:

  1. В данном случае мы использовали канал СТС (транслируются фильмы различных жанров – триллеры, боевики, историческое кино, комедии), рабочие отдыхают после тяжелого трудового дня на диване.
  2. адио Хит – ФМ, Авторадио (основная аудитория – мужчины).
  3. Размещение объявлений, модулей в печатных изданиях (хороший отклик рабочего персонала мужского пола – газеты бесплатных объявлений, такие как Из рук в руки, Из первых рук)

Результат: подбор 30 специалистов в течение 3 недель.

Когда этапы работы прописаны, конечно, мы окончательно просчитываем и согласовываем бюджет.

На что же идут основные затраты:

1. Персонал проекта.

Размер проектной группы зависит от масштаба проекта. По практике работы Рекадро, при подборе до 50 человек проектная группа состоит из 3 человек:

  • Ведущий консультант (руководитель проекта) - организация работы, взаимодействие с клиентом, СМИ.
  • Консультант - первичный прием кандидатов, анкетирование, оценка. Подготовка документов.
  • Телефонный секретарь  – ответы на телефонные звонки, предоставление первичной информации потенциальным кандидатам.

2. Административные ресурсы
Офис и рабочие места, телефонные линии, интернет, помещения для проведения собеседований.

3. Финансовые ресурсы

Рекламная кампания, администрирование офиса, зарплата сотрудников.

Как мы видим, компания несет серьезные затраты на подбор, выливающиеся в приличные суммы. Поэтому действительно более выгодно отдать работу над подобными проектами профильной компании, так как все затраты они могут взять на себя – Вы же платите лишь за успешно устроенных в компанию сотрудников, а не финансируете полностью процесс работы.

Таким образом, для того чтобы проект по массовому подбору был успешно реализован, нужно тщательно спланировать рекламную кампанию и проектную группу. И конечно, мы рекомендуем обращаться к профессоналам, чтобы получить грамотную консультацию и усвоить полезный опыт.

Временный персонал

Говоря о массовом наборе специалистов, мы не можем не выделить такой сложный и вариант сотрудничества компании и ее работников, как временный персонал.

Как правило, подбор временного персонала связан с сезонностью работ, когда на короткий промежуток времени компании нужно достаточное большое  количество специалистов. При этом, помимо трудностей, с которыми мы имеем дело при массовом подборе, возникают дополнительные сложности, такие как:

  • сам характер работы, непривлекательный для ценных на рынке специалистов (временный)
  • большой объем административной работы (прием, увольнение и т.д.)

Конечно, самая сложная часть при работе с временным персоналом – это его подбор и мотивация.

Сотрудники должны быть заинтересованы в этой работе несмотря на то, что она носит временный характер, поэтому при подборе временного персонала, прежде всего, необходимо определиться, каким слоям населения может быть привлекательна временная работа. Это могут быть студенты, рабочий персонал, люди находящиеся в отпусках без содержания. В зависимости от этого мотивирующие факторы могут быть различными. Именно это и необходимо использовать в рекламной кампании, привлекая тех сотрудников, которые могут и при этом хотят работать небольшой промежуток времени в этой должности.

Полезный опыт от Рекадро:

Анализ мотивирующих факторов при подборе укладчиков пиломатериалов для временной работы («на сезон») на иностранном производственном предприятии  Июнь 2009 г.

Категория работников
Привлекательные факторы
Студенты  возможность получить профессиональный опыт.
Рабочий персонал 
  • Уровень заработной платы, как для любого рабочего это очень важно.
  • Наличие социального пакета, оформления, несмотря на то, что это временная работа (социальные гарантии)
  • Доставка служебным транспортом, питание
Специалисты, находящиеся в отпусках без содержания
статус компании, ее стабильное положение и возможность стать постоянным сотрудником.  

С такой потребностью, как временный персонал, компании часто пробуют справиться самостоятельно, но уже очень многие из них обращаются в кадровое агентство, которое поможет организовать как подбор временного персонала, так и аутсорсинг кадровой службы (зачисление в штат работников компании и ведение всего документооборота).

Аутсорсинг – достаточно новое понятие, пришедшее к нам вместе с иностранными компаниями. До этого мало кто мог представить, что можно оформить персонал в другую компанию и полностью снять с себя обязанности Работодателя как юридического лица.
На этом аспекте современного бизнеса мы решили остановиться подробнее, рассмотрев, какие возможности он может предоставить компании.

Аутсорсинг возможен в двух вариантах:

  • агентство само подбирает сотрудников для оформления, предоставляя их компании в лизинг, с возможностью дальнейшего их перехода в штат компании.
  • компания предоставляет агентству уже отобранных работников для оформления.

В каких случаях полезна и актуальна для Вашей компании эта услуга?

Потребность в услуге возникает, если компания:

  • имеет ограничения по численности персонала
  • намерена сократить штатную численность без потери квалифицированных кадров
  • хочет сэкономить средства за счет регрессии единого социального налога, но не имеет на это право
  • намерена использовать сотрудников на временном проекте, оформив их через посредника
  • хочет вывести в штат посредника сотрудников на время их испытательного срока, чтобы оценить работу, не принимая на себя дополнительных обязательств
  • находится в стадии регистрации и становления
  • заинтересована в снижении административных расходов на ведение кадрового учета и расчета заработной платы.

Многие из работодателей в силу отсутствия опыта не уверены в том, стоит ли передавать сотрудников на аутсорсинг и не повлечет ли это за собой каких-либо нежелательных последствий. Тем не менее, услуга существует в России не первый год, и опыт иностранных предприятий показывает экономическую выгоду от ее использования.

Полезный опыт от Рекадро

Как выстроить взаимоотношения между Аутсорсером и Предприятием:

  • Между компанией-аутсорсером и компанией – Клиентом заключается договор на предоставление временного персонала, в котором прописываются все условия предоставления сотрудников, в том числе условия для Работников (график, заработная плата, условия работы и т.д.)
  • Подобранные согласно  требованиям, кандидаты оформляются в штат аутсорсинговой компании (агентства)
  • Всем сотрудникам представляются социальные гарантии согласно трудовому законодательству, что прописывается и в договоре между Агентством и Клиентом
  • Аутсорсинговая компания гарантирует замену сотрудника в случае его болезни, отпуска в  течение всего срока действия договора.

Если все сделано правильно, у предприятия отпадает головная боль с подбором, оформлением, увольнением, поиском замены сотрудников на временную работу.  Агентство само подбирает специалистов, полностью ведет всю кадровую документацию, начисляет и выдает зарплату, налоги, в случае, если человек заболел или уволился – оперативно находит бесплатную замену (во время сезона – при высоком объеме работ - это особенно важно, так как важен каждый человек на рабочем месте).

Итак, мы с Вами видим, что рынок труда развивается, появляются новые возможности, новые пути реализации сложных кадровых проектов, и все мы наконец-то имеем возможность пользоваться передовым зарубежным опытом, адаптировав его под наши рыночные условия.

Желаем Вам успехов в оптимизации Вашей службы персонала и решении Ваших кадровых задач!

Евгения Максимова, Ольга Хрипанова
Компания Рекадро

Volkswagen
Volvo
Magna
Samsung
Cargill
Gallina Blanca
Nestle
Stora Enso
Novo Nordisk
Basf
Chemetall
Danone
Continental
Lafarge
L'Oreal
Avon
© 2010—2017 «Рекадро»
Калуга — Обнинск — Нижний Новгород – Санкт-Петербург
Брендинг проекта — «Pro.Name»
Веб-технологии — «Петроффс»